30분 회의 -업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법-

▣ 출판사서평

오늘도 많은 직장인들이 회의에 대한 고충을 토로한다. 회의에 대한 사람들의 생각은 ‘지루하다, 짜증난다, 시간 낭비다, 부담된다.’ 등 부정적인 것 일색이다. 긍정적이고, 생산적이라는 생각을 가진 사람은 아주 드물다. 심지어 어떤 사람들은 회의를 많이 하는 것은 회사가 망하는 지름길이라며, 회의를 적게 하자고 주장하기도 한다.

회의에 대한 인식이 나빠진 이유
회의에 대한 인식이 나빠진 가장 큰 이유는 대다수 조직의 리더들이 회의하는 방법을 제대로 배운 적이 없고, 어떻게 해야 하는지 잘 모르는 상태로 회의를 이끌기 때문이다. 회의는 다른 일처럼 명확한 매뉴얼이 없고, 누가 어떻게 해야 한다고 가르쳐주지도 않는다. 때문에 리더가 개인의 취향에 따라 회의를 진행한다.
회사에서는 온갖 사소한 업무에도 규칙을 정해놓는다. 소위 말하는 ‘프로세스 표준 문서’를 만들어서 누가 진행해도 일정한 수준의 결과를 보장할 수 있는 장치를 만들어 놓는 것이다. 만약 프로세스가 갖추어지지 않으면, 진행하는 사람에 따라 성과의 차이가 크게 나므로, 회사의 안정성이 떨어진다. 그런데 회의에 대한 표준을 가진 회사는 거의 없다. 회의는 매사에 빠질 수 없는 가장 중요한 업무인데, 실무에서 너무 많이 필요로 하므로 오히려 홀대받는 느낌이다.
그렇다면 이상적인 회의는 어떤 것일까? 저자가 말하는 이상적인 회의의 요건은 다음과 같다.

- 누구나 필요한 시점에 쉽게 공지할 수 있는 회의
- 미리 정해진 짧은 시간 내에 무조건 마치는 회의
- 누구에게나 의사 표현의 기회가 주어지는 회의
- 누가 언제까지 어떤 일을 할 지 책임이 명확히 정의되는 회의
- 회의 중에 회의록 작성이 완료되고, 참석자와 공유되는 회의
- 결정된 일이 완료될 때까지 추적 관리가 되는 회의

30분 회의란 무엇인가?
‘30분 회의’라고 하면, 단순히 회의 시간을 30분으로 줄이자는 것인지, 아니면 다른 조건들이 있는지 궁금할 것이다. 회의 시간을 30분으로 줄이는 것은 30분 회의가 이루고자 하는 목표 중 아주 작은 부분이다. 30분 회의를 제대로 실행한다면, 회사에서 하는 주 업무인 진행 관리, 지시 소통 관리, 인사 관리를 50%까지 해결할 수 있다.
30분 회의의 핵심은 회의 시간 30분을 빠짐없이 기록하는 ‘회의록’이다. 30분 회의는 회의록을 통해 회의 주제와 참여 인원, 시간, 장소 등을 공지하면서 시작된다. 본 회의 시간에는 30분간 오고 가는 모든 이야기가 회의록에 기록된다. 이를 통해 회의에 참여한 사람들의 공과가 그대로 드러나며, 인사 평가의 중요한 자료로 쓰인다. 회의록은 회의 중에 실시간으로 참석자의 목도 하에 작성되므로 업무 평가와 인사 관리의 투명성을 높일 수 있다. 회의록에는 업무 실행 경과도 그대로 기록된다. 회의를 통해 도출된 결과와 그에 따른 할 일, 담당자가 기륵되고, 그가 실행키로 한 일이 진행되었는지 여부도 ‘YES/NO’로 분명히 드러난다.
회의가 끝나고 나면 회의록은 모든 관련자가 공유한다. 그러면 서로 업무 진행 상황을 알 수 있고, 빠진 부분을 체크하며 견제할 수 있다. 또 팀원들은 자신들이 담당한 특정 업무뿐 아니라 주변 업무까지 파악할 수 있게 된다. 이를 통해 필요한 경우에 업무 백업을 할 수 있고, 팀원들 개별 역량 향상에도 도움을 받을 수 있다.


왜 30분인가?
30분은 저자의 경험에서 나온 시간이다. 30분은 사람들이 부담을 느끼지 않을 짧은 시간임과 동시에 어떤 큰 이슈에 대한 결론도 내릴 수 있는 충분한 길이의 시간이다.
사람들은 1시간의 회의에는 큰 부담을 느낀다. 2시간 이상의 회의에 참석하라는 통보를 받는다면 누구나 어떻게든 빠지려 할 것이다. 그러나 30분 이내에 끝나는 것이 보증된 회의라면 사람들의 생각이 달라진다. 우선, 회의에 대한 부담을 가지지 않게 되고, 나의 일정에는 큰 지장을 받지 않겠다고 생각할 것이다.
직원들이 회의를 싫어하는 이유는 회의가 길어서라기보다 회의를 종료하는 시간을 지키지 않아서이다. ‘결론을 내는 끝장 회의’ 등의 명분으로 회의 시간을 상습적으로 늘리는 리더들이 많다. 끝나는 시간이 정확하지 않으면 직원들의 나머지 일정이 망가져서 회사 전체의 업무 효율이 현저히 저하된다. 그러므로 회의라 하면 무조건 30분 이내로 끝내는 것을 습관으로 만들어야 한다.

지금 바로, 30분 회의를 실행하여 조직을 혁신하라!
30분 회의 방법이 제대로 적용될 수 있는 조직은 경영진 등 리더들이 유연한 사고를 하는 곳이다. 새로운 것을 인정하고 받아들일 수 있는 경영진의 역량은 조직의 역량과 같다.
중역들이 사원들이 수행하는 업무까지 일일이 간섭하고 확인을 해야 일을 제대로 하는 것으로 인정받는 조직도 있다. 이런 조직은 직원들의 날개를 모두 자르는, 다시 말하면 직원들의 창의성을 말살하는 조직이다. 조직을 혁신하기 위한 창의적인 회의법인 ‘30분 회의’를 실현하기 위해서 회사는 직원들이 자율성을 가지고 창의적으로 일을 추진할 수 있는 분위기를 만들어야 한다.

이 책을 읽으면 누구나 30분 회의가 어떤 것인지 파악하고, 그 가치를 바로 알 수 있을 것이다. 문제는 실행이다. 준비가 덜 되었다고 생각되더라도 바로 실행하는 조직이 빨리 배우고 경쟁력을 갖추게 될 것이다. 30분 회의를 읽고 당신의 조직에 제대로 정착시켜, 직원들의 만족도를 높이고 이익을 두 배로 올리는 기쁨을 얻기를 기대한다.

“업무 프로세스를 혁신하는 가장 완벽한 방법!”
30분 회의에 쏟아지는 뜨거운 찬사!

정찬우 박사와 함께 오랜 기간 같은 회사에서 근무하면서 정 박사의 열정적이고 효율적인 업무 처리 및 고성과 비결이 ‘30분 회의’ 철학임을 봐 왔습니다. 아직도 회의 때문에 일할 시간이 부족하다는 분들께 일독을 권합니다. _서병교(삼성SDS 상무)

‘30분 회의’를 통해, 조직 혁신을 이룰 수 있으리라 기대합니다. 정찬우 박사의 이론처럼 회의에서 명확하고 투명한 소통, 의미 전달과 의사 결정을 할 수 있다면 어떤 조직이든 변화할 수 있습니다. _김갑기(두산인프라코어 전무)

‘30분 회의’는 피하고 싶은, 그러나 가장 필요한 업무인 회의에 대한 명쾌한 솔루션입니다. 이 책은 경영상 빠르고 정확한 의사 결정과 많은 유무형의 비용 절감이 가능토록 합니다. _이태흥(LG전자 부장)

▣ 작가 소개

저자 : 정찬우
삼성전자, 삼성 SDS 수석컨설턴트, 두산인프라코어 팀장 등으로서 다수의 프로젝트를 진행하며 ‘30분 회의’ 프로세스를 완성했다. 저자는 30분 회의를 통해 성공이 불투명했던 대형 프로젝트를 기사회생시켰고, 이로 인해 조직에서 단기간에 능력을 인정받을 수 있었다.
실전에서 시행착오와 보완을 거듭하며 검증받은 30분 회의법을 통해, 모든 조직의 주요 업무(업무 진행 관리, 소통 관리, 인사 관리 등)의 50% 이상을 해결하는 혁신이 일어나길 꿈꾼다.

- ㈜JD비즈니스컨설팅그룹 대표
- 30분 회의 코칭연구소 소장
- 한국산업기술대학교 외래 교수
- 한국능률협회컨설팅(KMAC) 전문가
- 전) 두산인프라코어 전사 운영 혁신팀 팀장
- 전) 삼성 SDS Principal Consultant
- 전) 삼성전자 판매법인 SCM팀 팀장
- 전) 삼성전자 미주법인 경영 혁신 주재원
- 전) 삼성 SDS SCM Consultant
- NSF Innovation Realization Laboratory Doctoral Fellow
- Ph.D. 기계공학, Purdue University 졸업
- M.S. & B.S., 기계공학, 연세대학교 졸업

홈페이지 http://jdbz.kr
블로그 http://blog.naver.com/hello_chung

▣ 주요 목차

들어가는 말

CHAPTER 1. 30분 회의란 무엇인가?
01 지금의 회의, 무엇이 문제인가?
02 회의에 대한 오해들
03 혁신적인 회의법, 30분 회의란 무엇인가?
04 지금 당장 30분 회의를 시행해야 하는 이유

CHAPTER 2. 30분 회의는 어떻게 진행되는가? : 30분 회의의 프로세스
01 사전 준비
02 공지하기
03 의사 결정하기
04 할 일(To-Do List) 도출
05 추적 관리(Follow-up): 회의 후 Action
06 30분 회의 시뮬레이션 : 업무 이슈 회의를 예로

CHAPTER. 3. 30분 회의의 핵심, 회의록 작성하기
01 회의록, 왜 써야 할까?
02 30분 내에 회의록 작성하기
03 템플릿을 활용한 회의록 작성
04 회의록 공유의 효과

CHAPTER 4. 30분 회의의 부가 기능들
01 회의록이 곧 업무 진행의 기록
02 업무 지시와 소통의 도구
03 인사 평가의 근거 자료
04 직원 교육 및 역량 강화 교재 역할
05 자료 통합 및 최소화 기능

CHAPTER 5. 성공적인 30분 회의를 위하여
01 30분 시간 엄수
02 경영진의 역량 강화
03 철저한 파일 관리

부록 ｜ 30분 회의에 관한 Q & A