문서작성 최소원칙 - 보고서 기획서 제안서 글쓰기 -

이해하기 쉬운 문장으로 써라
미국에서 시작된 쉬운 언어 쓰기 운동은 행정, 경영, 법률 등 전문 분야에서 사용하는 용어를 쉬운 말로 표기하자는 의도로 시작되었다. 영국과 미국에서는 1970년대부터 쉬운 영어(plain english) 쓰기 운동을 시작했다. 이 운동은 쉬운 언어(plain language) 쓰기 운동으로 여러 나라에 확산되었다. 영국에서 영세민이 난방비 신청서식을 제대로 이해하지 못해서 얼어 죽은 사건을 계기로 쉬운 언어 쓰기 운동이 시작되었다. 지금은 여러 나라에서 정부·기관과 대중 사이에 명확하게 소통하기 위한 목적으로 시행하고 있다.
우리나라도 외국어 남용을 막고 우리말 사용을 촉진하기 위해 2005년에 국어기본법을 제정했다. 문화체육관광부를 비롯하여 법무부, 금융감독원 등의 정부부처와 기관에서는 쉬운 우리말을 쓰기 위해 노력을 기울이고 있다. 문서작성 전문가들이 공통적으로 강조하는 것은 ‘이해하기 쉬운 문서’다. 이해하기 쉬운 문서를 만들려면 글을 짧게 써야 한다. 문장력을 과시하기 위한 글이 아니므로 단문을 사용해야 한다. 단문은 주어와 서술어 하나만으로 이루어진 문장이다.
‘매출이 상승했다’ ‘납기가 지연됐다’는 단문이다. ‘휴가 시즌 매출이 하락했다’ ‘원자재 수급 문제로 납기가 지연됐다’도 단문이다. 단문은 문장의 구조가 간단해서 논란의 여지가 없다. 단문을 사용한 비즈니스 문서는 간결하고 명쾌하다. 인용한 자료와 수집한 정보의 출처가 분명해야 한다. 문장이 아무리 간결하고 명쾌해도 첨부된 자료의 출처가 분명하지 않거나 확실하지 않은 정보 또는 너무 오래된 자료라면 좋은 문서라고 볼 수 없다. 글로 풀어서 설명하기 어려울 때는 시각화된 자료를 이용해서 명확하게 전달해야 한다. 내용의 구성도 흐름이 있어야 하고 앞·뒤 내용이 논리적이고 체계적이어야 한다.

문서에는 인격이 담겨 있다
문체도 신경 써야 한다. 상사에게 제출하는 문서, 동료에게 전달하는 문서, 부하 직원에게 업무를 지시하는 문서의 문체는 각각 다르다. 함께 일하는 동료에게 전달하는 문서, 이메일의 문체는 격식을 덜 갖춰도 상관없다. 하지만 상사에게 제출하는 문서는 형식을 갖추고 존중하는 문체로 써야 한다. 부하직원에게도 마찬가지로 격식을 갖춰야 한다. 정도의 차이는 있지만 부하직원에게 이메일로 업무지시를 할 때도 아랫사람으로서 존중받고 있다는 느낌을 갖도록 하는 게 중요하다.
받은 메일함을 열어서 상사에게 받은 업무지시 메일을 살펴보자. 존중받고 있다는 느낌이 드는가? 보낸 메일함에서 부하 직원에게 보낸 메일도 살펴보자. 인사말도 없이 업무에 관한 지시사항 몇 줄로 끝내지는 않았는가? 이런 메일을 보면 부하직원이 일을 하고 싶은 의욕이 생길까? 문서와 메시지에도 인격이 담겨있다. 비즈니스 문서, 이메일 모두 커뮤니케이션 수단이라는 점을 인식하고 작성해야 한다.

명료한 글이 능력 있는 사람을 만든다
회사에서 글쓰기를 잘 하면 어떤 이점이 있을까? 상사, 제휴사, 클라이언트에게 보내는 문서를 읽기 쉽게, 보기 좋게 작성하면 회사에 대한 긍정적인 이미지를 주고 판매·매출을 증진시킬 수 있다. 회사에서 사용하는 문서는 시나 소설처럼 은유적으로 표현하거나 복선·암시 등을 넣지 않는다. 전달하고자 하는 내용을 명확히 전달하면 그걸로 끝이다. 업무적으로 소통하기 위해 작성하는 문서는 전달하는 내용에만 집중하면 된다. 특별한 기술은 필요 없다. 소통하기 위한 글쓰기를 복잡하게 접근하면 핵심을 전달하기 어렵다. 직장인이 글을 특별하게 잘 쓸 필요는 없다. 직장에서는 글을 잘 썼다고 특별히 표가 나지 않는다. 하지만 글을 못 쓰면 표가 확 난다. 문서작성에는 뛰어난 글재주가 아니라 정확한 단어를 사용하고 누구나 알 수 있게 명료하게 표현하는 능력이 필요하다. 직장에서는 보고를 잘 하는 사람, 문서를 잘 만드는 사람을 일 잘 하는 사람으로 평가한다.

문서작성 최소원칙 개정증보판 : 기획서 보고서 제안서 글쓰기
『문서작성 최소원칙 개정증보판』은 기획서, 보고서, 제안서 등의 문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 개정증보판에는 가치 있는 정보를 만드는 방법, 문서작성을 잘 했을 때 얻는 이점, 문서의 정리·정돈·폐기 등의 내용을 추가했다. 문서를 작성하는 직장인이 가져야 하는 마인드와 생각을 정리하는 방법도 소개한다.
문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙이 있다. 문서를 작성하는 이유를 분명히 알아야 하고 문서를 읽는 사람이 요구하는 것을 간결하되 깊이 있는 내용으로 써야 한다. 회사에서는 말보다 글로 하는 커뮤니케이션을 더 선호한다.
말보다는 글이 더 정확하기 때문이다. 비즈니스가 복잡해질수록 문서와 기록의 중요성은 부각된다. 직장인들은 하루 일과 중 상당한 시간을 문서를 작성하는 데 쓴다. 인터넷, 인트라넷, 스마트폰 메신저, 업무용 메신저, SNS 등 계속해서 무언가를 쓰면서 소통한다. 커뮤니케이션 도구가 다양해지면서 글쓰기 비중은 계속 커지고 있다. 이 책은 직장인들이 보고서, 기획서, 제안서를 쓸 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 이 책에서 설명하는 문서작성 최소원칙만 지켜도 문서작성을 못한다는 말은 듣지 않을 것이다.

저 : 정경수 
 대학을 졸업하고 새로운 정보를 접하는 일을 하고 싶어서 IT 전문지 기자가 되었다. 새로운 기술과 정책, 기업에 관한 소식을 독자의 눈높이에 맞춰서 전달했다. 지금은 새로운 정보와 깊이 있는 지식을 기획·편집하는 콘텐츠 기획자로 일하며 책을 쓰고 강연을 한다. 한국산업훈련연구소에서 기업교육 프로그램과 교재를 개발하면서 자기계발 콘텐츠의 중요성을 실감했다. IT, 경제, 인문, 사회 등으로 기획 분야를 넓히면서 디지털 콘텐츠, 책, 웹진을 기획하고 글을 쓰고 있다. 수자원공사, 농어촌공사, 오리온그룹, EMC, 어도비 등의 기업·기관의 사보와 웹진에 글을 썼다. 한국HRD 교육센터와 경영자독서모임 MBS, 강원랜드 복지재단 등에서 직무능력 향상 강연을 했다.

지식을 편집하고 다양한 채널로 콘텐츠를 유통하는 일을 하면서 기획자가 알고 있는 지식만큼 깊이 있는 콘텐츠가 나온다는 신념이 생겼다. 적게 일하고 많은 성과를 거두는 방법, 더 오래 기억하는 방법, 집중력과 창의력을 키우는 방법에 대해서 늘 고민하고 있다. 모든 문제의 해답은 책에 있다고 믿고 책을 가까이해서 국립도서관에서 사회과학 분야 최다 대출자로 선정되었고 구립도서관에서는 ‘책 읽는 가족’으로 선정되었다.

많은 사람들에게 유용한 지식을 알리기 위해 ‘지식전달자 정경수’ 브런치와 ‘마이크로트렌드 밑줄긋기’ 페이스북에 글을 올리고 있다. 지은 책으로는 《일머리 공부머리 똑똑한 머리 만들기》, 《생활밀착형 미래지식 100》, 《문서작성 최소원칙》, 《사용자 정의 독서법》 등이 있다.