회의다운 회의-쓸데없는 회의를 거부하는 요즘 직장인의 회의문화-(2022.4)

변화가 필요한 기업들이 가장 많이 찾은 컨설팅사의 회의문화 솔루션!

이제 직장인이라면 침묵하는 회의가 아닌, 소통하는 회의를 이끌어 내라!

우리나라 직장인 가운데 회의에 만족감을 느끼는 사람은 그리 많지 않다. 실제로 한 설문조사에 따르면 업무 시간 중 회의 시간이 가장 쓸데없는 시간이라고 답한 직장인이 전체의 47%에 달했다고 한다. 심지어는 회의로 인해 업무에 방해를 받는다고 답변한 사람도 67%나 된다고 한다. 그러면 이제는 회의의 유용성에 대해 생각해 봐야 할 때다. 그렇다고 회의를 전면 폐지할 수도 없다. 좋은 회의는 회사의 경쟁력을 높이는 꽤 유용한 수단이기 때문이다. 그렇다면, 회의를 바꿔야만 한다.

저자는 컨설턴트로서 대기업, 중견기업, 공공기관, 공기업 등 다양한 그룹의 회의 모습을 지켜봐 왔다. 그 결과 저자 역시 ‘이런 회의라면 하지 않는 편이 낫다’고 생각했고, 회의를 변화시키고자 수많은 고민을 했다. 그리고 그 결과를 바로 이 책에 담았다.

회의가 무의미하게 느껴진 적이 있는가? 회의가 내 업무 시간을 잡아먹는다고 생각한 적이 있는가? 그렇다면 당신은 회의의 변화가 절실한 사람이다. 이제 이 책을 통해 회의 기술을 업그레이드시킴으로써 그룹의 경쟁력을 높이고 당신의 가치를 검증할 회의의 변화를 준비하라.

‘아, 할 일이 얼마나 많은데 또 회의라니…’, ‘아.. 회의에서 할 말도 없는데’

직장인이라면 누구나 회의 시간 앞에서 이런 생각을 하게 된다. 심한 경우, 회의 자체를 ‘나의 일이 아닌 것’으로 받아들이는 경우도 있다. 그도 그럴 것이, 간혹 어떤 회의는 내가 참석하지 않아도 좋았을 이야기들로 이어지기도 하기 때문이다. 그러나 회의 자체가 나쁜 것은 아니다. 좋은 회의는 그룹이 더 나은 결정을 할 수 있게 도와준다. 이 모든 것이 잘못된 회의문화로 인해 빚어지는 현상들일 뿐이다. 잘못된 회의가 그룹의 결정을 방해하고, 사람들에게 회의에 대한 실망감까지 안겨주는 것이다.

그렇다면, 제대로 된 회의란 무엇일까? 적당히 사이 좋게 서로 의견을 주고받으면 되지 않을까? ‘회의다운 회의’는 이렇게 말한다. ‘진짜회의를 위해서는 회의 전과 후까지 모두 촘촘한 설계가 필요한 법이다.’

생각해 보면, 지금까지 우리가 회의를 너무 쉽게 생각했던 것은 아닐까 싶다. 안건에 대해 깊이 있게 생각한 적이 있었던가? 회의가 끝난 후에는 안건을 새까맣게 잊고 자신의 업무에 몰두하지는 않았던가? 자신의 업무를 할 때도 전, 중, 후 계획을 세우는 일은 필수적이다. 회의라고 다를 것은 없다. 회의다운 회의가 없다고 투덜댈 것이 아니라, 나부터 회의다운 회의를 위한 준비를 해 나가야 할 것이다.

자, 이제 쓸데없는 회의가 아닌, 진짜 회의다운 회의를 해 보자.

회의 시간이 쓸모 있는 시간으로 거듭날 수 있도록 모두가 자신의 역량을 한껏 끌어 올릴 때다. 

홍국주

컨설턴트로 일하며 개인과 조직이 더 중요한 일을 발견하고, 집중하고, 잘할 수 있도록 돕는 일을 한다. 호주 퀸즐랜드 대학교에서 심리학을 전공했고, 서울대학교에서 산업인력개발학을 전공했다. 삼성전자 및 현대기아자동차그룹 등의 회의문화 컨설팅 경험을 가지고 있으며 대기업의 임원 및 팀장, 학교의 교장 및 선생님, 기업 내 핵심 인재 및 회의 진행자를 대상으로 한 회의 교육을 꾸준히 진행하고 있다.

프롤로그/ 그룹의 대화를 이끄는 개인

1. 그룹의 대화를 점검하라.

- 우리 그룹의 대화가 엉망진창일까?

- 회의에 회의적인 사람들

2. 그룹의 대화를 디자인하라.

- 진짜회의의 네 가지 필수 요소

- 진짜회의를 위한 마인드셋

- 진짜회의를 위한 준비: 명확성을 확보하라

3. 그룹의 대화를 이끌어라.

- 대화에 필요한 분위기부터 형성하라.

- 입보다는 눈으로 정보를 공유하라.

- 의견 교환을 위해서는 꼬리표를 잘라라.

- 질문 후엔 반드시 쉼표를 찍어라.

- 칭찬으로 대화에 활기를 더하라

- 개인의 기억이 아닌 집단의 기억을 기록하라

4. 그룹의 대화를 매듭지어라.

- ‘결론’과 ‘결정’은 다르다.

- 회의록이 아닌 실행 계획서를 써라.

5. 그룹의 대화를 ‘조직과 함께’ 변화시켜라.

- 조직 문화부터 바꿔라

- 회의 공간을 점검하라

- 회의의 질을 높여라

- 회의 문화를 혁신하라

- 공유형 회의를 변화시켜라

- 보고 문화를 바꿔 수평적 조직 문화를 구축하라

- 용기 내지 않아도 되는 회의를 만들어라

에필로그/ 모두가 그룹의 대화를 이끌 수 있을 때 진짜회의에 가까워진다.

부록 1, 2