도요타 정리술 -버리고 정돈하는 초일류의 습관-

▣ 출판사서평

“언젠가 필요할지 몰라”라며 버리지 않는 것이 ‘모든 악의 근원’

도요타에서는 "언젠가 필요할지 몰라"라며 버리지 않는 것을 ''모든 악의 근원''으로 간주한다. 소유하는 것만으로도 비용은 들어간다. 그래서 도요타 맨은 "버리기는 아까워..."라는 생각을 하지 않는다. 반대로 ''필요 없는 것''을 계속 가지고 있는 것이 훨씬 더 ''아까운 일''이라고 생각한다.

그렇다면 도요타 사람들은 명함과 이메일, 책을 어떻게 정리할까. 직장인이라면 누구나 여기 저기서 많이 받기 마련인 명함. 도요타 맨들은 받은 명함 중 1년 동안 쓰지 않은 것은 즉시 버린다. 이메일도 필요 없어진 것은 그 즉시 삭제한다. 책도 반년이 지나면 중고 책으로 처분한다. 과감하게 버리는 것이 도요타 맨들의 정리습관인 것이다.

도요타에서는 책상 위가 지저분한 사람을 일을 못하는 사람으로 여긴다. 그래서 "퇴근할 때는 책상 위에 아무것도 남겨놓지 않는다"라는 생각이 일반화 되어 있다. 실제로 부하 직원이 500명 넘는 간부들의 경우도 책상과 그 주변은 놀랄 만큼 깔끔하다. 업무 시간에는 그날 사용해야 하는 최소한의 서류와 노트북만이 놓여 있고, 그가 퇴근한 뒤에는 전화기만이 책상 위를 지킨다. 그의 수납용 캐비닛은 겨우 3개뿐이고, 그 안에는 서류용 파일 12개가 가지런히 놓여 있다.

‘정리’, ‘정돈’, ‘정렬’을 구분하라!

이렇게 ''버리는 기술''로 최고가 된 도요타의 정리 원칙은 다음 세 문장으로 요약할 수 있다.
"''필요 없는 것''은 버려라.
''필요한 것''은 정돈하라.
가지런히 놓는 것은 단지 ''정렬''에 불과하다."

여기서도 알 수 있듯이, 도요타는 ''정리''와 ''정돈'', ''정렬''이라는 세 가지 개념을 다음과 같이 정의하고 일상 업무에 적용한다. 우선 ''정리한다''는 말은 ''필요한 것''과 ''필요 없는 것''을 구분하고, ''필요 없는 것''은 버린다는 의미이다. 그리고 ''정돈한다''는 말은 ''필요한 것''을 ''필요할 때'' ''필요한 만큼'' 꺼낼 수 있도록 한다는 의미이다. 반면에 ''정렬한다''는 말은 단순히 물건의 배치만 가지런히 바꾼다는 뜻이다.

도요타에서 정리 정돈은 ‘잡무’가 아니다, ‘핵심 업무’이다!

도요타에서 이런 정리 정돈 업무는 시간이 나면 하는 ''잡무''가 아니다. 반대로 정리 정돈은 ''중요한 핵심 업무''이다. 토요타는 시스템으로 정리한다는 얘기다.

이 책을 쓴 필자는 도요타에서 40년 이상 일한 베테랑 전문가들. 도요타와 리쿠르트그룹의 합작 컨설팅회사인 OJT 솔루션즈의 컨설턴트들이다. 컨설턴트들은 책상 위가 지저분하고 정리가 제대로 되어 있지 않은 사람일수록 업무 속도가 느리고 온갖 종류의 문제를 일으킬 확률도 더 높다고 강조한다. 반대로 책상 위가 깔끔하게 정리 정돈되어 있는 사람일수록 업무도 효율적으로 처리한다. 도요타식 정리습관을 배워 낭비와 스트레스가 없는 업무 환경을 조성해 업무와 기업의 효율을 높일 필요가 있다는 얘기다.

예컨대 컨설턴트 이와쓰키 쓰네히사가 지도한 한 기업은 철저한 정리 정돈으로 공장과 사무실에 있던 물건의 80퍼센트 정도를 버렸다. 그 결과 직원들의 작업 시간이 무려 45퍼센트나 감소했다. 특히 정리 정돈을 하기 전 공장 내부에는 포크리프트가 간신히 지나갈 정도의 통로밖에 없었는데, 토요타식으로 정리 정돈을 마치자 대형 버스가 들어올 수 있을 만큼의 공간이 생겼다.

''정리''를 주제로 도요타 출신 컨설턴트들이 ''도요타의 지혜''를 한 권에 담은 이 책은 일본에서 30만 부 가까이 판매가 된 스테디셀러이다.

▣ 작가 소개

저자 : OJT 솔루션즈(도요타-리쿠르트 합작 컨설팅회사)
도요타 자동차와 리쿠르트 그룹이 2002년 설립한 컨설팅 회사. 도요타에서 40년 이상 일한 베테랑 기술자가 ''트레이너''가 되어 도요타 시절의 풍부한 경험을 살린 OJT(On the Job Training)를 실시함으로써 현장 핵심 인력을 육성하고 변화에 강한 현장, 이익을 내는 회사가 되도록 지원한다. 아이치 현 나고야 시에 본사를 두고 있으며, 50명이 넘는 도요타 출신 ''트레이너''가 제조업, 식품업, 의약품업, 금융업 등 다양한 업종의 기업에 서비스를 제공하고 있다. 주요 저서로는 10만 부를 돌파한 스테디셀러 《도요타의 입버릇》과 그 속편인 《도요타의 상사(上司)》등이 있다.
http://www.ojt-s.jp/

역자 : 김정환
건국대학교를 졸업하고 일본외국어전문학교 일한통역과를 수료했다. 현재 번역 에이전시 엔터스코리아에서 출판기획 및 일본어 전문 번역가로 활동하고 있다. 주요 역서로는 《평전 스티브 잡스 vs 빌 게이츠》,《두뇌 영양실조 : 당질이 나의 뇌를 망친다》,《인생에서 중요한 건 모두 맥도날드 아르바이트에서 배웠다》,《마흔에 다시 읽는 수학》,《아저씨 다이어트 클럽의 기적》,《살아 있는 동안 꼭 읽어야 할 46권의 교양고전》,《1분 업무술》,《위대한 수학자들》 등이 있다.

▣ 주요 목차

시작하며: 부하 직원 500명을 책임지는 관리자라도 책상 하나면 충분하다

1장.도요타식 정리·정돈''이 직장을 바꾸고,업무 효율을 높인다

1.''낭비''라는 이름의 보물을 찾아라
정리·정돈을 하지 않는 회사는 실적도 나쁘다
정리·정돈을 하면 ‘낭비’가 ‘이익’으로 탈바꿈한다

2.정리·정돈은 단순한 잡무가 아니라 중요한 업무의 하나다
정리·정돈을 하면 생산성이 높아진다
정리정돈만 철저히 해도 성과가 올라간다

3.필요한 서류는 ''10초 이내''에 꺼낼 수 있어야 한다
''서류를 찾는 시간''이 쌓이면 이 역시 커다란 낭비가 된다
오늘 필요한 것이 아니면 책상 위에 꺼내놓지 말라
방치된 서류라면 대부분 버려도 문제될 게 없다

4.''깔끔하게 또는 깨끗하게''가 목적이 아니다
많은 사람이 정리·정돈을 못하는 이유
''가지런히 놓는 것'', 이는 단지 ''정렬''에 불과하다

5.물건을 소유하는 것만으로도 비용은 들어간다
도요타가 시도해온 소프트웨어와 하드웨어의 융합
곤란한 것은 숨기고 싶어 하는 것이 인간의 심리
기한이 지났으면 미련 없이 버린다
''언젠가는 쓰겠지...''라는 생각이 모든 악의 근원

2장.낭비를 줄이는 도요타의 ''정리술''

1.''방치된 물건''이 모든 것을 말해 준다
‘방치된 물건’으로 그 회사와 사원의 수준을 알 수 있다
그것은 진정 ‘올바른’ 규칙인가?
불필요한 규칙에서 벗어나자

2.버릴 때의 ''판단 기준''을 세워라
대리점 매장 직원이 가장 우선한 ''판단 기준''은?
정리·정돈에는 ‘판단 기준’이 필수다

3.''언젠가''에 기한을 설정한다
''시간''을 판단 기준으로 삼는다
''언젠가''가 아니라 반드시 ''언제까지''라는 기한을 설정한다
''언제까지''의 기한은 최대한 짧게/ 기한이 끝나는 동시에 처분
''필요 없는 것''은 즉시 처분

4. 사람이 아니라 ''시스템''을 탓하라
사람은 본능적으로 물건을 숨기고 싶어 한다
발주 실수에 따른 재고가 창고에 한가득

5.''필요 없는 것''을 찾을 때는 벽 주변부터 살핀다
''정규 경로''를 벗어나 옆길로 들어가 본다
''가려진 공간''에는 점점 물건이 쌓인다
사람의 눈에 띄도록 만들면 물건이 쌓이지 않는다

6.필요한 것을 필요한 만큼만 가진다
바쁠 때는 물론 한가할 때도 여분의 물건은 쌓인다
바쁘니까 자기도 모르게 더 많이 갖고 싶어 한다
한가해지면 자신도 모르게 쓸데없는 작업을 하고 만다
''한 개씩 흘려보내기''를 하면 손실을 최소한으로 줄일 수 있다

7.먼저 들어온 것부터 순서대로 내보내라
''선입선출'' 방식으로 정리한다
서류도 선입선출 방식으로 처리한다

8.''발주 시점''을 정하라
''필요 없는 것''을 쌓아두지 않는 ''시스템''을 만든다
필요한 양보다 많이 가지면 결국 ‘필요 없는 것’이 늘어난다
누가 봐도 알 수 있도록 명시한다
사무용품의 ''발주 시점''을 생각한다

9.''쓰지 않는 것''과 ''쓸 수 없는 것''을 명확히 분류한다
''필요 없는 것''을 바로 알 수 있는 ''빨간 딱지 작전''
담당자를 알 수 있다
물건의 존재를 깨닫는다
서류나 파일도 ''빨간 딱지 작전''으로 처분한다

10. 1년 동안 쓰지 않은 명함은 즉시 처분한다
정리·정돈에 성역은 없다
필요 없어진 이메일은 즉시 삭제한다
책은 처분 기한을 결정한다

3장.업무 효율을 높이는 도요타의 ''정돈술''

1.물건을 놓는 곳은 ''사람의 움직임''을 보고 결정한다
그것은 부가 가치를 높이는 작업인가?
단순히 ''움직이고 있다''는 데 만족하고 있지는 않은가?
''물건을 찾는 시간''은 돈을 만들어내지 못한다

2.겨드랑이를 들지 않고도 잡을 수 있는 곳에 물건을 놓는다
자주 사용하는 것은 손이 닿는 장소에 놓는다
물건을 잡을 때 몸에 부담이 가지는 않는가?
사무실의 레이아웃도 사람에게 맞춰 결정한다

3.''사용 빈도''에 따라 물건을 놓을 곳을 결정한다
얼마나 자주 사용하는가?
서류는 연도별·월별로 새로운 것부터 순서대로 나열한다

4.''사용 빈도''가 낮은 것은 공유한다
굴러다니는 커터칼만 100개 이상
공유하는 물건을 놓는 장소는 한곳으로 모은다

5.선을 하나 그린다
먼저 임시라도 좋으니 ''정위치''를 결정한다
임시 기준을 바탕으로 표준을 만들어 간다
''어떻게 해야 사람이 움직일까?''를 생각한다
사무실이나 책상에도 선을 그린다

6.다른 사람이 30초 안에 찾아낼 수 있도록 ''정위치''를 정하라
불특정 다수가 사용하는 물건은 정위치를 정해 놓는다
누구나 빠르게 찾아서 꺼낼 수 있는 시스템을 만든다
사무실에서도 주위와의 연계 플레이가 필요하다
조직의 움직임을 정체시키지 않기 위한 정돈

7.''보려고'' 하지 않아도 ''보이는'' 것이 중요하다
물건의 정위치를 누구든 한눈에 알 수 있게 한다
''지도''를 게시한다
사진을 게시하면 ''보인다''

8.물건의 ''주소''를 정하라
사무실을 ''거리''로 간주하고 ''주소''를 결정한다
사무용품이나 컴퓨터 데이터도 ''주소''로 관리한다
사람의 움직임을 바탕으로 물건을 놓을 장소를 결정한다
수납장 관리의 기본 원칙은 ''3정(定)''

9.어디에 놓아야 할지 한눈에 알 수 있는 ''모양 표시''
정돈이 흐트러지는 두 가지 이유
''물건을 놓는 장소''는 크고 또렷이 명시한다
공유 공간이나 서랍 속은 ''모양 표시''

4장.도요타식 정리·정돈을 ''습관화''하는 방법

1.청소도 중요한 하나의 업무다
정리·정돈된 상태를 유지하는 세 가지 활동
지저분한 곳은 더욱 지저분해진다
청소를 위한 ''시간''이 마련되어 있는가?
청소 시간을 업무에 편입한다

2.''청소하지 않아도 되는 시스템''을 궁리한다
애초에 청소 도구가 있는가?
청소 도구도 ''가시화''한다
"청소는 점검이다"
''청소하지 않아도 되는 상태''가 이상적

3.사람에 따라 ''깨끗함''의 기준이 다르므로 점검을 잊지 말자
''깨끗하다''와 ''지저분하다''를 가르는 감성의 개인차를 메워라
정리·정돈이 되어 있는지 스스로 검사한다
정기적인 ''빨간 딱지 작전''도 효과적

4.''결정한 규칙을 지키지 못하는'' 것은 리더의 책임
지시만으로는 사람을 움직일 수 없다
''현장에 맡기는'' 리더는 정리·정돈을 습관화하지 못한다
"백문이 불여일견"에는 이어지는 말이 있다
리더의 진심이 의욕을 높인다
원리,원칙을 가르치지 않으면 정착될 수 없다

5.''정리·정돈을 하면 편해진다''는 것을 실감한다
성과를 실감하는 것이 선결 과제
"왜 바꿔야 하지요?"
작업 시간이 대폭 단축
공간별로 정리·정돈을 하면 효과를 실감하기가 쉽다

6.''떡''을 준비한다
‘정리·정돈을 하면 어떤 이익이 있는지’를 제시한다
100엔의 상금이 사원들의 의욕에 불을 지피다
리더는 모모타로가 되어라