회의 스웨그 - 회의를 디자인하라 -

주 52시간 근무제 시행과 워라벨

 지난 7월 2일부터 주 52시간 근무제가 시행되었다. 하루 8시간씩 5일 근무에 연장근로 12시간이 더해져 1주에 최대 노동시간이 52시간으로 기존 68시간에서 16시간이 줄어들었다. 사무직 근로자의 경우 야근을 하더라도 하루 최대 2.4시간 이상 못하게 되어 있다.

잡코리아가 직장인 1,105명을 대상으로 ‘근로시간 단축 준비’에 대해 설문조사(복수응답)한 결과 1위가 불필요한 회의 줄이기(32.4%)로 나타났다. 직장인들이 회의에 대해 그동안 쌓인 불만이 많았음을 단번에 확인할 수 있는 지표이다.

그렇다면, 과연 생산적인 회의가 가능할까? 물론이다. 시간만 죽이고 답은 이미 정해져 있는 회의에서 성과를 내고 고농축 엑기스와 같은 순도 높은 회의 결과를 얻으려면 회의 프로세스를 디자인해야 한다.

1. Goal Setting 회의 목적을 정한다.
2. Output Setting 회의 성과물을 설정한다.
3. Planning Process 회의 프로세스를 계획한다.
4. Collecting Data 각 프로세스에 필요한 데이터를 도출 및 준비한다.
5. Assign Work 일을 할당한다.

이 책은 저자가 수년간 회의에 대한 교육과 컨설팅을 해오면서 직접 경험한 시행착오와 놀라운 성과들을 바탕으로 하고 있다. 회의를 왜 해야 하는지 그 이유부터 아주 친절하게 소개해두었으므로 회의 생초자도 겁먹지 말지어다.

회의를 하는 이유가 무엇일지 깊이 고민해 본 직장인들이 과연 몇이나 될까.
회의는 중요하지만, 회의가 어떻게 운영되어야 하고 참여하는 직원들은 어떤 마음가짐과 태도로 임해야 하는지 제대로 된 교육을 받아 본 적이 있는가?

회의는 회사에 소속된 구성원들이 자신의 역량을 가장 잘 드러낼 수 있는 기회이기도 하다. 이처럼 귀한 기회를 마냥 손 놓고 있는 것은 바보짓이나 다름없을 것이다. 당연히, 직원들의 능력을 최대한도로 활용할 수 있는 회사의 인재 활용 방식에 획기적인 변화가 이루어져야 함은 물론이다. 알파고와 같은 직원을 바라기 전에 직원들 개개인이 가진 역량을 최대한 발휘할 수 있는 회의 문화를 만들어 나가는 것이 급선무이다.

회의는 산소와도 같은 것, 마을공동체 그리고 시민 합의회의

 직장에서만 회의가 이루어지는 것은 아니다. 여러 사람이 모여서 일하는 곳에서는 회의가 반드시 필요하다. 마을공동체 사업에도 회의는 필요하다. 그리고 민주주의 사회에서 쟁점이 되는 사안이 있을 때 국민들의 여론을 수렴해야 할 때도 회의는 필요하다.

마을공동체 회의는 어떻게 해야 하는지, 국민들의 여론을 직접 수렴하여 정책에 반영하고 있는 덴마크의 시민 합의회의에 대한 내용까지, 회의에 관한 모든 내용이 이 책에 고스란히 담겨 있다.

이 책은 제대로 된 회의 운영 방식과 회의 활용 방법으로 회의 문화를 정착시켜 나가는데 디딤돌이 되어줄 것이다.

2018년 3월 말 주당 최대 근로시간을 기존 68시간에서 52시간으로 줄이는 내용의 근로기준법 개정안이 국회를 통과했고 7월 2일부터 시행되었다.

이제 대다수의 일터에서 야근 등의 초과근무가 사라질 전망이다. 그렇다면 근무시간에 업무집중도가 더욱 높아져야 하고 야근을 하지 않기 위해서라도 근무시간 안에 모든 업무를 끝내야 한다는 의미이다.

회사 입장에서는 생산성을 향상시켜야 하고 근로자 입장에서는 저녁이 있는 삶을 위한 워라밸을 지켜야 하는 동상이몽이 시작된 것이다. 이러한 점에서, 주 52시간 근무로 생산성과 워라밸이라는 두 마리 토끼를 잡기 위해 회의를 근본적으로 뜯어고치는 작업이 시작되어야 한다.

회의는 우리가 대학에 입학하고서부터 또 직장에 입사하면서부터 수없이 해 왔다. 특히, 직장인들 중에는 매주 월요일 오전 9시에 되풀이 되는 회의에 신물이 난 이도 분명 있을 것이다. 그러나 짐작하건대 그 시간이 온전히 회의에 참여한 사람들 모두의 의견이 반영된다거나 서로가 가진 다양한 의견을 제시하고 경청하는 자리는 아니었으리라. 회의(會議)를 너무 자주 하다 보니 회의주의자(懷疑主義者)가 되더라는 웃지 못할 소리도 들린다.

그동안 여러분이 참여해온 회의를 곰곰이 떠올려보라. 혹시 회의를 주도하는 리더가 있고 여러분은 리더의 말을 묵묵히 듣고만 있지는 않았는가. 그 회의 시간이 흡사 교사가 교무실에 학생들을 세워놓고 나무라는 자리는 아니었길 간절히 바랄 뿐이다.

그토록 회의가 중요하다는 걸 알면서도 대부분의 직장에서는 오늘도 시간을 좀먹는 회의가 계속 되고 있다. 회의를 하려고 모인 자리가 보고를 하는 자리로 변질되지는 않았는가. 회의와 보고를 구분하는 것은 그래서 필요하다.

한편, 리더들은 구성원들에게 자신이 가진 생각을 이야기한다고 느끼지만 정작 그것을 받아들이는 구성원들은 명령이라고 간주할 수 있다. 회의는 참여하는 구성원들이 논의하는 어젠다에 대해 충분히 합의가 이루어져야 효과적으로 논의가 이루어질 수 있으며 동시에 리더의 일방적인 원맨쇼를 차단할 수 있다.

이제, 진심으로 지겹고 따분한 회의와 결별할 시간이다. 지금까지 그러한 회의를 해온 것만으로도 충분하다. 왜냐하면 우리가 지금껏 회의라고 생각하고 회의해 온 것은 진짜 제대로 된 회의다운 회의가 아니기 때문이다. 언어가 사람들간의 의사소통 수단이듯, 마찬가지로 회의도 수단일 뿐 회의를 위한 회의는 이제 사라져야 한다. 그래서 더더욱 생산적인 회의를 하려면 어떤 과정으로, 어떤 방법으로 해야 하는지에 대한 학습이 선행되어야 한다.

모든 사람이 회의가 필요하다는 것을 알고 있다. 백지장도 맞대는 것이 낫고 손뼉도 마주쳐야 소리가 나는 법이다. 집단지성의 힘이 빛을 발하는 자리가 바로 회의이다.

마을 공동체 사업이 각 지자체에서 활발히 진행되면서 실무회의 등 회의의 중요성이 증가하고 있다. 또, 우리 사회는 다양한 이슈로 찬반양론이 확연히 갈리는 쟁점이 많다. 다른 나라의 경우 이러한 찬반이슈에 어떤 방식으로 접근하고 있을까. 이 책에는 시민 합의회의로 유명한 덴마크의 사례를 실어두었다. 덴마크는 쟁점이 되는 사안에 대해 시민들이 직접 참여하는 합의회의를 열어 여론을 수렴하고 있다.

적어도 회의다운 회의라면 서로 의견을 제시하면서 회의 막바지에 건설적인 결과에 도달하여 참여한 이들이 ‘정말 회의시간이 필요하구나’라거나 ‘집단 지성의 힘이 바로 이런 거구나’라는 느낌을 가질 수 있어야 하지 않을까.

회의를 제대로 운영하면 직원들의 사기가 올라가고 조직이 발전하는 윈윈효과가 일어날 것임 당연하다. 회의도 이제 디자인이 필요하다.

‘유명 의상 디자이너가 한땀한땀 재단한 옷처럼 어떻게 해야 회의를 회의답게 할 수 있을지 고민해 온 회의 전문 디자이너가 수년간에 걸쳐 고민하고 연구하여 얻은 순도 100% 회의 엑기스’가 이 책에 고스란히 담겨있다.

지은이 : 김상목   
SK 등 국내 대기업을 대상으로 회의 교육과 컨설팅으로 다년간 코칭을 해온 회의 전문가

마크리더컨설팅 대표이사
전) SK그룹 채용 담당
서강대학교 사회문화정책 석사
서강대학교 경영학과
 

들어가며

1. 회의를 디자인 하라

 어느 과장의 독백
 주 52시간 근무와 회의
1+1 = 5, 100-1 = 0
회의 만족도 5점 만점에 2.8점
 우리는 왜 회의를 하는가?
회의의 기능
 회의 운영 방법
 마을 공동체와 회의
 절차적 민주주의를 위한 합의회의
 회의 프로세스 디자인
 회의 10계명
 효과적인 주제
 회의를 재미있게 이끄는 방법
 회의를 하는 것은 시간 낭비다?
초일류 기업의 회의 문화
 애자일(Agile) 방법론과 회의
 직원들이 회의할 때 아이디어를 내지 않는 이유
 회의가 어려운 이유
 직원들에게 아이디어를 내게 하려면

2. PIR 회의 기법

 회의는 PIR 기법으로
1) 문제의 탐색 기법
2) 문제의 특성 분석 기법
3) 문제의 결정 기법
4) 아이디어 개발 기법
5) 아이디어 결과 추정 기법
6) 아이디어 선택 기법
7) 아이디어 실행 단계
8) 사업의 특성 분석
9) 사업의 프로세스 분석
10) 보유자원의 특성 분석
11) 책임자 선정 기법

3. 문제를 찾다

 자아 확신 기법
 파레토 기법
KPI 분석 기법
 고객의 3不 분석 기법
 카노(Kano) 분석 기법
 이해관계자 분석 기법
 벤치마킹 기법
Fish Bone Diagram
 Why-Why 기법
 문제의 우선순위 기법
SMARTA 기법

4. 아이디어를 내다

SCAMPER 기법
ERRC 기법
 만다라트(Mandal-Art) 기법
 비용편익 분석 기법
 의사결정 나무 기법
 가중치 평가 기법
 잠재적 문제 분석 기법

5. Role & Responsibility

 KFS 분석
 핵심 역량(Core Competency) 분석
 줄 사다리 매듭 기법
 빅 픽처(Big Picture) 기법
 자원의 역량 분석 기법
 책임자 선정 기법

6. 2사 만루, 회의를 혁신하다

 회사 혁신을 위한 대담
 왜 회의는 악명이 높은가?
쓰레기는 가라
 우문현답
 바보야, 회의가 문제야
 변화는 중요하지 않다! 혁신이 중요하다!!!
TFT조직을 폐기 처분하라
 혁신을 위한 5단계 회의법
9회말 2사만루, 회의를 혁신하다